Als je bij ons solliciteert dan verwerkt Unigarant persoonsgegevens
Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw e-mailadres of telefoonnummer is een persoonsgegeven.
Heb je vragen of klachten over deze privacyverklaring?
Dan kunt je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Unigarant. Stuur een mail naar: privacy@unigarant.nl, of een brief naar:
Unigarant t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Afdeling Compliance
Postbus 50000
7900 RP Hoogeveen
Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via het klachtformulier op onze website. Ook kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?
Met jouw persoonsgegevens gaan we uiteraard heel zorgvuldig om. We houden ons daarbij aan geldende (privacy)wetgeving en aan gedragscodes die daar branche breed nadere invulling aan geven. Alle medewerkers hebben de eed of belofte afgelegd waarmee ze verklaren dat ze integer en betrouwbaar zullen handelen. Hieronder valt ook geheimhouding van hetgeen hen is toevertrouwd.
Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Personeelsadministratie
Unigarant verwerkt gegevens over jouw sollicitatie en opleiding en over je huidige functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard en de inhoud van jouw arbeidsovereenkomst. Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer worden verwerkt om met jou te kunnen communiceren.
Klachten/meldingen
Voor klachten of meldingen over bijvoorbeeld gedrag dat in strijd is met de Unigarant Gedragscode hebben we een meldregeling. Ook kun je terecht bij een van de vertrouwenspersonen of de klachtencommissie. Om je klacht of melding in behandeling te kunnen nemen is het noodzakelijk dat we enkele gegevens van je vastleggen. Uiteraard wordt hier door de behandelaars vertrouwelijk mee omgegaan
Fysieke beveiliging
We zetten diverse beveiligingssystemen in waarbij en waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is nodig voor de beveiliging van onze kantoren en voorzieningen en voor het creëren van een veilige werkomgeving. In het kantoorgebouw hangen bijvoorbeeld beveiligingscamera’s waarvan de beelden binnen de wettelijke toegestane termijn worden opgeslagen en daarna automatisch worden verwijderd. De camera’s zijn altijd duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van het pand word je op de aanwezigheid van videocameratoezicht geattendeerd. In uitzonderingsgevallen kunnen wij heimelijk (onaangekondigd) videocameratoezicht inzetten. Er moet dan sprake zijn van een concrete verdenking van crimineel gedrag.
Bewaartermijnen als je bij ons solliciteert
In een sollicitatieprocedure vragen wij allerlei informatie, zoals je geboortedatum, opleidingsniveau en werkervaring. Je zet deze gegevens bijvoorbeeld in je sollicitatiebrief of curriculum vitae. Soms neem je tijdens de sollicitatie deel aan een assessment of psychologisch onderzoek. De resultaten daarvan worden vaak vastgelegd in een verslag. Als wij je niet in dienst nemen, verwijderen wij al deze gegevens uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. We bewaren ze als je wel bij ons in dienst komt. Als we je niet direct aannemen, kunnen we je vragen of we jouw gegevens langer mogen bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip misschien een andere baan voor je vrij komt. Als je ons toestemming geeft, bewaren we jouw sollicitatiegegevens maximaal een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure. Je kunt deze toestemming altijd weer intrekken.
Op grond waarvan mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?
Wij mogen jouw persoonsgegevens voor een aantal redenen verwerken. Eén daarvan is wanneer wij deze gegevens nodig hebben om een overeenkomst voor het uitvoeren van werk met jou te sluiten en deze uit te voeren. Ook mogen we jouw persoonsgegevens verwerken wanneer wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan een wettelijke plicht.
Denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht. Als je de gegevens die we voor deze doelen nodig hebben niet aan ons verstrekt, betekent dit dat je niet bij Unigarant kunt werken of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.
Een andere mogelijke reden voor verwerking is aan de orde als er in een noodsituatie handelingen van levensbelang nodig zijn. Als er sprake is van een noodsituatie, zoals een ongeval of een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is, is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen, hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren, zoals jouw familieleden.
Verder verwerken we in sommige gevallen persoonsgegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. We hanteren bijvoorbeeld om veiligheidsredenen een toegangssysteem met pasjes en houden toezicht via camera’s.
Ook verwerken we persoonsgegevens voor analysedoeleinden om eventueel beleidsaanpassingen en impact van het beleid uit te werken of bedrijfsprocessen te verbeteren. Ten slotte zullen wij indien nodig jouw toestemming vragen om je persoonsgegevens te verwerken.
Met welke partijen delen wij je persoonsgegevens?
We gebruiken jouw persoonsgegevens alleen voor de doelen waarvoor we deze van jou hebben verkregen. Om deze doelen te bereiken is het in sommige gevallen nodig om jouw persoonsgegevens door te geven aan andere partijen. Vaak zijn dit partijen die namens ons jouw gegevens verwerken (de zogenaamde verwerkers). Met deze partijen sluiten wij een data uitwisselingsovereenkomst of verwerkersovereenkomst waarin we afspraken maken over bijvoorbeeld beveiliging van de gegevens en het tijdig melden van datalekken. De partijen mogen jouw persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken of doorgeven. Voorbeelden van verwerkers zijn bijvoorbeeld onderzoeks- en adviesbureaus.
Hiernaast is het mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan organisaties of instanties die niet rechtstreeks in opdracht van ons werken. Deze partijen zijn zelfstandig (of samen met ons) verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij met hen delen. Uiteraard sturen wij hen deze gegevens alleen als we daarvoor een goede grond hebben. Hieronder zie je om welke categorieën partijen en situaties het onder andere gaat. Let wel deze lijst is niet uitputtend.
- Uitzend-, detacherings-, payroll en recruitmentbureaus (voor recruitment en contractering);
- Coachings-, trainings-, assessment- en certificeringsbureaus (in geval een medewerker een coaching of training wil gaan volgen of certificering wil aanvragen);
- Arbodienstverleners, vitaliteitsbureaus, verzuimpreventie- en re-integratie begeleidingsbureaus;
- UWV (voor uitvoering van wetgeving, onder meer Wet Verbetering Poortwachter, uitkeringen en subsidies);
Beveiliging
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Hieronder vallen onder andere een deugdelijk informatiebeveiligingsbeleid, training van onze medewerkers, beveiligde internetservers en fysieke beveiliging van ruimtes waar persoonsgegevens zijn opgeslagen.
Waar worden je persoonsgegevens opgeslagen?
Jouw gegevens worden veelal verwerkt binnen de EER. In uitzonderlijke gevallen kan het echter voorkomen dat er minimale persoonsgegevens buiten de EU of EER worden (sub)verwerkt. Dat kan bijvoorbeeld onvermijdbaar zijn bij ticketsystemen. Bij ticketsystemen wordt support verleend voor software. Verwerking buiten de EU of de EER vindt alleen plaats als een land voldoende bescherming biedt. Dat is het geval als de Europese Commissie (EC) een adequaatheidsbesluit voor dat land heeft
genomen. Voor verwerking in landen waarvoor geen adequaatheidsbesluit is genomen, maar die voor de verwerking wel voldoende bescherming biedt, worden met de (sub) verwerkers door de EC vastgestelde modelcontracten gesloten.
Rechten met betrekking tot je persoonsgegevens
Als de persoonsgegevens die wij hebben verwerkt niet juist zijn dan kun je Unigarant vragen om aanvulling of correctie van die gegevens.
Verder kun je de persoonsgegevens die wij van jou verwerken zelf inzien of vragen om inzage of een kopie. Ook kun je vragen om een kopie van je persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij.
In bepaalde gevallen kun je de verwerking van jouw gegevens laten beperken of gegevens laten verwijderen. Verwijdering is uiteraard niet mogelijk wanneer jouw gegevens nog nodig zijn in verband met het aangaan of de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, om te voldoen aan een wettelijke plicht of als wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking dat zwaarder weegt dan jouw privacybelang.
Wanneer we jouw persoonsgegevens verwerken enkel vanwege een gerechtvaardigd belang dat wij daarbij hebben, kun je tegen die verwerking bezwaar maken. Daarbij dien je specifieke persoonlijke omstandigheden (en geen algemene of principiële bezwaren) aan te dragen voor je bezwaar. Wij zullen de verwerking dan heroverwegen. Als het gebruik van jouw gegevens is gebaseerd op jouw toestemming, dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Wij verwerken jouw persoonsgegevens daarna niet meer.
Je kunt een beroep doen op je rechten door een verzoek bij Unigarant in te dienen. Zodra wij het verzoek hebben ontvangen, ontvang je een bevestiging. Wanneer wij gegronde redenen hebben om niet mee te werken aan je verzoek dan zullen wij dat mededelen. Als jouw verzoek niet duidelijk is, dan kunnen wij je vragen om jouw verzoek (nader) te specificeren. We schorten de uitvoering van jouw verzoek op totdat je ons de extra informatie hebt verstrekt.
Toezicht
Een aantal instanties houdt toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken:
- De Autoriteit Persoonsgegevens (AP); houdt toezicht op de naleving van de AVG
- De Autoriteit Consument & Markt (ACM) ; houdt toezicht op de naleving van de Wet op de Telecommunicatie (onder andere cookies en direct marketing)
- De Nederlandsche Bank (DNB) en Autoriteit Financiële markten (AFM) houden in het algemeen toezicht op de financiële sector (onder andere het klantbelang)
- De Functionaris Gegevensbescherming Unigarant N.V. (zie hieronder voor contactgegevens)
Aanpassing van de privacyverklaring
De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up-to date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan een van onze websites.